Une gestion efficace des équipes et une planification du personnel dans le secteur de la santé sont essentielles pour assurer la continuité du service et garantir des services de qualité. En 2024, alors que les défis de santé publique s’accentueront, il sera essentiel pour les entreprises de mettre en œuvre des stratégies innovantes pour optimiser leurs organisations de ressources humaines.
Les besoins en personnel peuvent varier de manière imprévisible et, au sein du secteur de la santé, l’impact sur les soins aux patients peut être grave. Les responsables RH doivent gérer les contraintes individuelles, les absences planifiées et non planifiées, les pics d’activité et l’impératif de fournir un service de qualité.
Pour relever ces défis, ils doivent adopter une approche proactive et faire preuve d’agilité ; en d’autres termes, il vaut mieux anticiper que réagir après coup. Cela implique la mise en œuvre d’outils et de processus efficaces pour faciliter l’élaboration des plannings et la gestion des remplacements et des renforcements.
S’adapter rapidement à des situations changeantes, mobiliser les ressources disponibles avec flexibilité et ajuster les horaires en fonction des besoins réels sont quelques-uns des défis auxquels les organisations sont confrontées. Cela nécessite une communication transparente et efficace entre les ressources humaines, les responsables des soins de santé et le personnel infirmier, ainsi que la capacité de prendre des décisions rapides et éclairées.
Voici sept clés importantes pour y parvenir :
1. Logiciel de gestion de planning : Investir dans un logiciel de gestion et de planification du temps, doté d’un volet réglementaire complet spécifique au secteur de la santé, est essentiel. Cette solution permet de simplifier la gestion des horaires du personnel médical et non médical tout en respectant les accords spécifiques des conventions collectives. C’est la colonne vertébrale de l’organisation.
2. Solutions digitales dédiées aux managers et collaborateurs : Offrir aux cadres de santé, grâce aux solutions d’aménagement, un espace dédié et convivial pour organiser facilement les plannings de leurs équipes est essentiel. De même, proposer des applications mobiles permettant aux professionnels de santé de consulter et de gérer leurs plannings à tout moment contribue à créer les conditions d’une gestion plus fluide et plus efficace.
3. Digitalisation du remplacement et du renforcement : La digitalisation du turnover et de la gestion des renforts est un élément clé pour faire face aux absences planifiées et inattendues. Une plateforme dédiée intégrée au planning de l’entreprise permet un accès rapide aux ressources disponibles (internes, intérimaires, etc.), et une communication aisée pour assurer la continuité des soins.
4. Qualité de vie au travail : Promouvoir l’équité dans l’élaboration des horaires et proposer des horaires adaptés aux préférences individuelles permet de motiver et de fidéliser le personnel. Une meilleure qualité de vie au travail signifie une meilleure satisfaction des collaborateurs, un meilleur engagement des équipes, et garantit in fine une meilleure qualité de service.
5. Outils d’analyse : L’analyse des données et les tableaux de bord proposés par les logiciels de gestion d’horaires permettent d’identifier les besoins en personnel, d’optimiser les plannings des équipes à court, moyen et long terme et de réduire les conflits d’horaires. Ces outils permettent une prise de décision plus éclairée et proactive.
6. Communication transparente : Établir des canaux de communication transparents entre les employés et les managers est essentiel pour permettre une gestion efficace des horaires. Faciliter la transmission des informations et les changements d’horaires contribue à une meilleure coordination au sein de l’équipe.
7. Adaptabilité : Enfin, les ajustements d’horaires sont cruciaux dans un environnement médical parfois imprévisible. Les solutions de planification, de gestion du temps et de remplacement permettent d’assurer rapidement une agilité dans l’organisation des équipes en fonction des urgences médicales, des périodes de pointe, de la rotation du personnel et des contraintes légales, tout en respectant l’équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des professionnels.
Une planification efficace des équipes dans le secteur de la santé en 2024 repose sur plusieurs facteurs, dont le recours aux solutions numériques, à condition de placer l’humain au centre de la prise de décision. En assurant le bien-être du personnel soignant, nous pouvons assurer une meilleure continuité des soins et accroître l’efficacité opérationnelle au service des patients.