Souvent sous-estimé, le BFR (besoin en fonds de roulement) reste un indicateur stratégique de la santé d’une entreprise. Et parmi les nombreux outils et solutions de financement permettant de l’optimiser, il existe en réalité des moyens simples et peu coûteux que de nombreuses entreprises peuvent utiliser à cette fin. Explication.
Au départ, la facturation était lâche
Sans faire de généralisations radicales, nous ne pouvons pas affirmer avec certitude que toutes les entreprises proposent de bons prix pour tous les produits qu’elles fabriquent. Ce trou de facturation notoire est plus fréquent qu’on ne le pense et il est fortement recommandé d’en être conscient. Et dans un contexte économique instable, les entreprises ne peuvent se permettre des fuites excessives de chiffre d’affaires. Il faut cependant reconnaître que la facturation associée à certains contrats, comme les contrats tripartites, n’est pas facile à comprendre car elle peut être complexe. Et gérer le volume associé à ces contrats ne facilite pas la tâche d’une organisation.
Nous comprenons que sans rigueur et sans une approche de recouvrement adaptée, les entreprises ne pourront pas recouvrer ce qu’elles doivent. Pour ce faire, il était important d’étendre la culture cash à l’ensemble de son équipe interne. Donner les moyens à vos employés vous permet de créer des réflexes critiques pour répondre aux exigences de qualité des factures et améliorer les processus de commande à l’encaissement. De plus, des politiques de crédit claires et des conditions de paiement appropriées doivent être établies dès le début de la relation commerciale. Une démarche qui n’est pas simple à communiquer à vos clients car vous devez vous assurer qu’ils comprennent ces termes et s’engagent à les respecter avant d’initier toute transaction.
Optimiser l’émission et le suivi des factures
La qualité des factures est un sujet récurrent pour de nombreuses entreprises dont les processus introduisent souvent des erreurs et des déficiences évitables. Mauvaise adresse, mauvais prix, pièces jointes manquantes ; Ce défaut d’émission des factures est la principale raison de l’allongement des délais de paiement. Il n’existe pas de solutions révolutionnaires pour combler l’écart, seulement des actions de bon sens. Une organisation quasi militaire est ici nécessaire pour mener à bien cette mission. Il est donc recommandé d’envoyer une facture dès la livraison du produit ou la prestation rendue. Les factures doivent être suffisamment précises et détaillées pour éviter toute confusion ou litige de la part des clients.
Bien qu’importante, la phase d’émission des factures n’est que la première étape vers l’amélioration des délais de paiement. Le suivi proactif des paiements vient en deuxième position.
Il est vrai que le monde des affaires gagnerait à mettre en place un système capable d’identifier rapidement les éventuels retards de paiement. Un moyen utile de cibler les clients en retard et de leur rappeler les délais de paiement le plus rapidement possible tout en résolvant les problèmes susceptibles de retarder le processus.
Focus sur « l’expérience client »
Améliorer la santé financière de votre structure, c’est aussi prendre des mesures envers vos clients. Nous entendons par là développer une forme d’expérience client spécifiquement dédiée à l’amélioration des délais de passage en caisse. Une démarche illustrée par exemple par une offre réduite pour un paiement anticipé. En profitant d’économies supplémentaires, les clients peuvent être encouragés à payer leurs factures plus rapidement.
Outre les avantages financiers, les entreprises ont également la possibilité de mettre en œuvre des moyens pour simplifier le paiement des factures. Les solutions de paiement électronique rapides et sécurisées en font partie. Ils accélèrent le traitement des transactions et réduisent ainsi les délais liés aux paiements par chèque ou virement bancaire. Sans surprise, l’ajout de toutes ces stratégies semble essentiel pour mieux contrôler votre processus d’ordres d’encaissement et réduire votre BFR. Plus important encore, une telle approche permettra de préserver les nouveaux processus et d’améliorer de façon continue la santé financière de votre entreprise.
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